deville_logo

Hur är en bra projektledare?

Som projektledaren ska du oftast vara en generalist, men ändå ha tillräcklig koll på detaljerna. Dessutom ska du hålla alla intressenter informerade, motivera projektmedlemmarna och leverera i tid. Det är många utmaningar att ta hänsyn till och det ställs en rad krav på en duktig projektledare.

Generellt kan projektledarens kompetenser delas in i två huvudkategorier:

Strukturkompetens, det vill säga förmågan att använda sig av metoder, verktyg och modeller samt att kunna strukturera arbetet och ansvara för planering och organisation.

Relationskompetens, det vill säga förmågan att förstå, stötta och inspirera medarbetarna i projektet samt att vara bra på att kommunicera på ett övertygande sätt och skapa goda relationer.

Med dessa huvudkategorier som utgångspunkt har vi identifierat fyra förmågor som vi tycker att en bra projektledare bör ha; organisationsförmåga, planeringsförmåga, ledarförmåga och kommunikationsförmåga.

Organisationsförmåga (strukturkompetens)
Den organisatoriska förmågan hos projektledaren är inte sällan avgörande för hur ett projekt lyckas. Ofta ska en projektledare hantera flera projekt och flera uppgifter samtidigt, och hålla koll på olika delar av projektet med dagliga uppföljningar.

Några tips är:

  • Lära sig en projektmetod - en projektmetod hjälper dig att arbeta strukturerat. Du behöver inte kunna alla projektmetoder men det är bra att lära sig en projektmetod, vilken som helst, men gärna en som är enkel. Det är bra med en tydlig modell, både för dig och för beställaren.
  • Se till att organisationen är tydlig vad gäller ansvar och mandat - se till att du som projektledare har koll på vilket ansvar och mandat du har och vilket beställaren har. Prata om detta med beställaren och förklara att för att du ska kunna genomföra projektet på ett bra vis måste det vara tydligt vad du ska göra.
     

Planeringsförmåga (Strukturkompetens)
Som projektledare måste du vara bra på att planera men samtidigt flexibel nog för att anpassa planen längs vägen.

Några tips är:

  • Gör en övergripande planering där du delar upp projektet i olika faser, och detaljplanera faserna när du står inför dem.
  • Säkerställ resurserna - i princip alla större organisationer i Sverige har en gemensam projektutmaning, nämligen att alltför många parallella projekt körs med för få resurser. Kolla av redan i början vilka resurser i tid, personal och pengar som är avsatta för projektet.
  • Avgränsa projektet - tänk på att vara väldigt tydlig med vad som inte ingår i projektet, detta för att skapa rätt förväntningar av projektet.
  • Kom ihåg riskanalysen - gör gärna den första riskanalysen tillsammans med projektgrupp och styrgrupp. Detta skapar en gemensam bild av projektet vilket underlättar kommunikationen i projektet framöver.
  • Avstämning - stäm av med beställaren med jämna mellanrum så att projektet håller rätt riktning och fart samt se till att nödvändiga beslut tas.


Ledarförmåga (Relationskompetens)
En projektledare behöver vara en god ledare som har förmågan att inspirera deltagarna, måla upp en vision om vart man är på väg och vara tydlig med de utmaningar som finns. Som projektledare är du oftast inte chef över personerna du ska leda. Det ställer extra stora krav på att du som ledare kan kommunicera, motivera och få folk att följa dig.

En bra projektledare har även en god självinsikt. Man har stora fördelar av att veta vem man är, sina fördelar och brister och hur ens eget beteende påverkar andra. Om gruppen ska bli trygg med ditt ledarskap gäller det att du är trygg som person.

Några tips är:

  • Jobba ständigt på att öka din självkännedom - lägg tid på att utöka din självkännedom, på att lära dig hantera dina egna känslor, förstå hur ditt beteende och kommunikation uppfattas av andra. Med det som utgångspunkt har du även lättare att förstå andras beteende och känslor.
  • Hantera människor - jobba aktivt och målmedvetet med att lära dig att hantera olika typer av människor och skapa en god stämning. Man kan uträtta så fantastiskt mycket mer om stämningen i projektgruppen och hos projektets intressenter är god.
  • Bli bra konflikthantering – förmågan att på ett smidigt sätt kunna lösa konflikter är en uppskattad förmåga för att inte arbetet ska bli lidande på grund av konflikter i arbetsgruppen. Hur projektledaren hanterar problem är en viktig pusselbit i att vara en skicklig ledare.
  • Be om feedback - ett sätt att försäkra dig om att kommunikation och samarbete fungerar är att helt enkelt be om feedback från projektgruppen och intressenterna. Det kan vara jobbigt att både ge och ta emot feedback, men rätt använt är det ett utmärkt verktyg för utveckling.


Kommunikationsförmåga (Relationskompetens)
En av de mest avgörande faktorerna för att lyckas som projektledare är kommunikation. Du måste se till att hela teamet hela tiden förstår vad det är ni ska göra, varför ni ska göra det och hur ni ska gå till väga. Informationen ska vara målgruppsanpassad och enkel.

Några tips är:

  • Träna på att lyssna och anpassa din kommunikation till olika individer och situationer.
  • Var inspirerande - kommunicera på ett engagerat, inspirerande och motiverande sätt. Då kommer alla projektmedlemmar vilja följa dig.
  • Kommunicera tydligt – säkerställ att alla har förstått vad du vill kommunicera. Det räcker sällan att bara säga saker en gång. Kommunicera samma sak både skriftligt och muntligt, i stora grupper och mindre grupper, och prata med varje projektdeltagare individuellt. Håll språket så enkelt som möjligt.
  • Förankra hos intressenterna - stäm av att alla intressenter är med på projektet och säkerställ att målen är förstådda och accepterade. Ha löpande kontakt med intressenterna så att du både får bra input och får naturliga ambassadörer för projektet.